هیئت مدیره موسسات، گروهی از افراد هستند که به طور قانونی برای مسئولیت اداره یک موسسه منصوب می‌شوند.
در یک سازمان سودآور یا انتفاعی، اعضای هیئت مدیره مسئول منافع سهامداران و در یک سازمان مردم‌نهاد و یا غیرانتفاعی، هیئت مدیره مسئول حفظ منافع ذینفعان، جامعه محلی یا افرادی است که توسط آن موسسه اداره می‌شوند.

انتخاب مناسب اعضای هیئت مدیره بسیار مهم و بهترین راه برای بالا بردن استاندارد عملکردی موسسات خیریه می‌باشد. خیریه‌ها باید برای تشکیل هیئت مدیره، سراغ افرادی بروند که علاوه‌بر داشتن مهارت‌های مدیریتی، پی‌گیری اهداف سازمانی موسسه را نیز در اولویت کاری خود قرار داده و به جایگاه و سمت خود به عنوان یک مسئولیت اجتماعی در هیئت مدیره، بنگرند.



وظایف و مسئولیت‌های هیئت مدیره

وظایف هیئت مدیره موسسات خیریه، یعنی مسئولیت افرادی که به طور قانونی برای اداره یک موسسه منصوب می‌شوند، عبارتند از:

  • تهیه و ارائه چشم انداز موسسه خیریه

اعضای هیئت مدیره مسئول تعیین بیانیه مأموریت موسسه هستند و تنظیم تمام اهداف موسسه در راستای این بیانیه صورت می‌گیرد. البته هیئت مدیره می‌تواند بیانیه ماموریت موسسه را پس از مشورت دقیق با سایر اعضا تغییر دهد.
همه موسسات خیریه معتبر، دارای بیانیه مأموریت هستند و ایجاد یک بیانیه مأموریت باید یکی از اولین مواردی باشد که اعضای هیئت مدیره برای آن برنامه‌ریزی می کنند.

  •  حفظ منافع

هیئت مدیره علاوه بر نظارت بر فعالیت مدیران، تهیه و تصویب قوانین به سود کارکنان، مراجعه کنندگان و جامعه را نیز برعهده دارد.
هیئت مدیره مسئولیت رسیدگی به کلیه امور مالی را نیز بر عهده دارد تا موسسه بتواند به‌طور کارا و موثر به فعالیت‌های خود ادامه داده و عملکرد آن زیر سئوال نرود.


اگر مدیرعامل در سطح مورد انتظار موسسه نباشد، هیئت‌مدیره مسئول انتخاب و انتصاب مدیرعامل جدید می‌باشد.


  • گزارش عملکرد موسسه

مباحث گزارشات جلسه هیئت مدیره شامل حسابرسی مالی، بودجه بندی و هر گونه سیاست عملکردی موسسه می‌باشد که در جلسات مطرح و به تصویب می‌رسد.


هیئت مدیره موسسات خیریه، نقش مهمی در بازسازی اعتماد مردم به موسسات نیکوکاری دارند.


اعضای هیئت مدیره می‌توانند با استفاده از بالاترین استانداردهای مدیریتی با توجه به اندازه موسسه و بکارگیری استراتژی‌های مناسب، شفافیت عملکردی موسسه را افزایش دهند.
همچنین آنها از طریق اطلاع‌رسانی و گزارش‌دهی به مردم و نیکوکاران، علی الخصوص با انتشار عملکرد مالی خود در وب سایت موسسه و حتی چگونگی مدیریت آن، علاوه بر کمک به موسسه در دستیابی به اهداف، در بهینه سازی استفاده از منابع نیز موثر واقع خواهند شد.

  •  مدیریت موثر منابع

مدیریت منابع در موسسات خیریه به صورت موثر و کارا، زمانی امکان‌پذیر خواهد بود که منابع کافی برای حفظ و یا عملیاتی کردن اهداف موسسه وجود داشته باشد. منابع به صورت کامل طی جسات هیئت مدیره مشخص و راه‌های صرف آن نیز در جهت رسیدن به اهداف سازمانی برنامه‌ریزی می‌شود.
هریک از اعضای هیئت مدیره با ارائه راهکارهای پیشنهادی خود، مسیر رسیدن به اهداف موسسه و عملیاتی کردن آن را مشخص می‌کنند.

  •  شرکت در جلسات هیئت مدیره با آمادگی قبلی

از هریک از اعضای هیئت مدیره انتظار می‌رود تا تمام توان خود را جهت انجام وظایف محوله بکار بگیرند، قبل از تشکیل جلسات، هماهنگی‌های لازم را انجام دهند و در تمام جلسات حاضر شوند و به صورت فعالانه شرکت نمایند.
آماده سازی ممکن است شامل بررسی اسناد مالی، گزارش سالانه، انجام تحقیقات و پژوهش‌های مقایسه‌ای، مرور اخبار درباره موسسات خیریه دیگر باشد. در هر صورت، هر1ساعت جلسه هیئت مدیره، مستلزم آماده سازی 3ساعته قبلی در رابطه با مسائل ومباحثی می‌باشد که طی جلسه مطرح خواهد شد. 

مزایای عضویت در هیئت مدیره موسسات خیریه

اکثر مدیران می‌دانند که تجربه حضور در هیئت مدیره موسسات، تجربه‌ای بسیار ارزشمند است و مزایایی نیز دارد. این مزایا می‌تواند شامل مزایای شخصی، مالی و یا حرفه ای باشد. باید خاطرنشان کرد که اعضای هیئت مدیره در سازمان‌های مردم نهاد و موسسات خیریه معمولا به صورت داوطلبانه و با هدف اثرگذاری بیشتر بر جامعه فعالیت می‌کنند و هیچگونه دریافت و دستمزد مالی نخواهند داشت، مگر در مواردی که اعضای هیئت مدیره طبق نیاز تخصصی موسسه مجبور به استخدام و جذب فردی با تخصصی خاص شوند.

با این‌حال، به دلیل اینکه قرار گرفتن در جایگاه هیئت مدیره به‌طور متوسط در سال نیاز به حدود 200 ساعت کار دارد، بنابراین اعضا باید مسئولیت اضافی که به عهده می‌گیرند را علاوه بر حجم کاری فعلی و تعهدات اجتماعی خود، به دقت مورد توجه قرار دهند.
اعضای هیئت مدیره به‌طور کلی از افرادی تشکیل شده‌اند که در زمینه‌های متنوعی کار کرده و تجربه دارند. این تجارب می‌تواند بینش و چشم انداز آینده موسسات خیریه را رقم بزند.

مواجهه و برخورد با مدیران صنایع دیگر و یا فعالین در سایر موسسات خیریه با عملکرد مشابه، می‌تواند در کسب تجربه برای هریک از اعضا بسیار موثر باشد. و اگر هر موسسه‌ای، تیم مدیریتی قوی داشته باشد، اعضای هیئت مدیره می توانند سبب شهرت و کسب اعتبار آن موسسه شوند.

چگونگی انتخاب مناسب اعضای هیئت مدیره موسسات مردم نهاد

با بررسی موسساتی که هیئت مدیره‌ فعال و مورد قبول داشته‌اند می‌توان دریافت که اغلب اعضای آن‌ها دارای ویژگی‌هایی مشترک بوده‌اند:

  • توانایی برقراری ارتباط با دیگران

عضو هیئت مدیره واجد شرایط، نه تنها باید بتواند رابطه خوبی با مدیرعامل شرکت برقرار کند، بلکه باید بتواند رابطه کاری و دوستانه‌ای نیز با سایر اعضای هیئت مدیره برقرار کرده و آن را حفظ  کند. همچنین باید بتواند به صورت کاملا دیپلماتیک نظرات دیگران را شنیده و آگاهانه آن را به سایر گروه منتقل سازد.

  • تخصص مالی

یک عضو هیئت مدیره مناسب باید به اطلاعات و دانش مالی اولیه از جمله چگونگی خواندن ترازنامه، گزارش سود و زیان، اسناد نقدی و اسناد حسابرسی عمومی آگاهی داشته باشد و قبل از حضور در جلسه هیئت مدیره، باید تمام اطلاعات مربوطه، از جمله صورت‌ مالی شرکت، را بررسی کند.

  • تجربه شخصی

با توجه به وضعیت یا نیاز موسسات خیریه، از اعضا هیئت مدیره انتظار می‌رود که ویژگی‌ و توانایی‌های متنوعی داشته باشند.
بطور مثال، اگر موسسه‌ای در وضعیت بحرانی قرار بگیرد، یک مدیر با پیشینه قوی کار با شرکت و موسسات در حال چرخش و تکامل، با ارائه تجارب خود به عنوان یک سرمایه انسانی در هیئت مدیره هر موسسه ای، در نظر گرفته می شود.
معمولا بزرگترین مشکل موسسات خیریه جلب و جذب مشارکت‌های مردمی می‌باشد. اعضا هیئت مدیره با استفاده از تجارب خود می‌توانند بهترین شیوه‌های مشارکتی را پیشنهاد داده و اجرایی کنند.

  • دسترسی به منابع مختلف

دسترسی به منابع و ارتباطات متنوعی همچون ارتباطات دولتی، روابط حرفه‌ای، همکاران گذشته و حال، وکیل، حسابدار، مشاور و... یکی از نقاط قوت هریک از اعضای هیئت مدیره به شمار می‌آید.
افراد با نفوذ و دارای ارتباطات و منابع مناسب، می‌توانند موسسه و سایر اعضای هیئت مدیره را به منبع دیگر معرفی و سفارش کنند یا اینکه خود به عنوان منبعی شخصی عمل کنند.

  • امانت داری

اعضای هیئت مدیره، مسئولیت حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه - امور مالی و الزامات قانونی موسسه - را نیز دارا هستند. آنها باید با حسن نیت و سطح معقولی از مراقبت و امانت داری عمل کنند و نباید منافع متفاوتی داشته باشند. 


منافع موسسه باید بر منافع شخصی اعضای هیئت مدیره، ارجحیت داشته باشند. 


تمام موارد فوق، پیش نیازهای معمولی برای قرارگرفتن در جایگاه اعضای هیئت مدیره موسسات خیریه هستند. بهترین راه برای بالا بردن استانداردهای عملکردی موسسات خیریه این است که انتخاب اعضای هیئت مدیره جدی گرفته شود. هنگامی که اعضا هیئت مدیره یکدیگر را به چالش کشیده و در جلسات و نشست‌های موسسه شرکت کنند و یکدیگر را به پاسخگویی وادارند، این روند سبب حفظ استاندارد عملکردی در هیئت مدیره خواهد شد.
بنابراین موسسات خیریه برای انتخاب اعضا هیئت مدیره باید بسیار محتاط عمل کرده و سراغ کسانی بروند که دارای مهارت‌های مورد نیاز و هماهنگ با اهداف موسسه باشند و  پی‌گیری اهداف را در اولویت کاری خود قرار ‌دهند.


حال سئوال اینجاست، اعضای هیئت مدیرهچه مهارت‌هایی باید داشته باشند که هماهنگ با اهداف موسسات خیریه عمل کنند؟

 لطفا با نوشتن نظرات خود در قسمت دیدگاه‌ها، یاری‌گر ما در تکمیل این مقاله باشید.


گردآورنده: فاطمه ولی محمدی