در این نوشتار به فرآیند کلی جذب و توسعه منابع مالی خیریهها و سازمان‌های مردم نهاد پرداخته می‌شود و پس از آن توصیه‌های برای مدیریت بهتر این منابع ارائه خواهد شد.
مدیریت جذب و توسعه منابع مالی سازمان‌ها و خیریهها به صورت زیر آغاز می‌شود:
- تیم توسعه منابع مالی خود را جمع کنید.
- سازمان خود را در مرکز یک دایره بزرگ قرار دهید.
- منابع مالی خود را در اطراف سازمان خود بنویسید.
- خلاء‌ها را شناساسیی کنید.
- ببینید چه مقدار از سرمایه کنونی به هر حامی مالی تعلق دارد.
- آیا این مقادیر نیازهای جاری شما را تامین می‌کنند؟
- آیا این سرمایه نیازهای شما در آینده را نیز برآورده خواهد کرد؟
- چه مقدار سرمایه کم دارید؟
- آیا واقع گرایانه است که از منابع مالی فعلی خود سرمایه بیشتری انتظار داشته باشید؟
- تا چه اندازه پایه اصلی درآمدهای شما متنوع است؟
- آیا به اندازه کافی منابع مالی جدید شناساسی کرده‌اید تا این تفاوت را جبران کنید؟
- آیا ایده جدید شما واقعا جدید است؟
- در گام بعدی، در مورد ایده‌های جدید بارش فکری داشته باشید. تمام ایده‌ها را فهرست کنید اما هنوز ویرایشی صورت ندهید!
- زمان و منابع شما محدود هستند و هیچ راهی وجود ندارد که بتوانید همه چیز را با هم دنبال کنید.
بر اساس چه معیارهایی می‌خواهید تصمیم بگیرید؟ این معیارها عبارتند از:
سود مالی احتمالی
زمینه بالقوه برای ایجاد روابط جدید
سرمایه گذاری مورد نیاز (کارکنان، داوطلبان، و سرمایه مالی)
مخاطب هدف
تناسب سازی با نیازها
از یک جدول منابع مالی بهره بگیرید!
در نهایت، باید مشخص کنید که کدام تلاش ها ثمره بهتری خواهند داشت. به منظور سنجش میزان اثریخش می‌بایست از یک جدول منابع مالی بهره ببرید. این جدول تنها برای فهرست کردن منابع مالی نیست بلکه به شما کمک می‌کند تا بهترین تصمیم را بگیرید.
- بزرگترین دسته های منابع مالی را اول جدول بگذارید.
- هر ایده را تحت دسته بندی مناسب خود قرار دهید.
- اقلامی که در حال استفاده از آنها هستید را با علامت مشخص کنید
- از یک سیستم رتبه بندی برای مشخص کردن اینکه کدام ایده را باید دنبال کنید، بهره بجویید.
حامیان مالی سازمان می‌بایست تقسیم‌بندی شوند!
- حامیانی که به تازگی به فهرست اضافه شده‌اند.
- حامیان سالانه که در تاریخ مقرر به شکل سالی یکبار کمک اهدا می‌کنند.
- حامیان مکرر حامیانی که به دفعات مکرر در یک سال به سازمان کمک می‌کنند.
- کمک‌های بدست آمده از مراسم سازمانی
- ترجیحات دیگری که در زمینه حامیان مالی وجود دارد.
واقع گرا باشید!
- بر اساس نتایج سال‌های گذشته و جریانات حاضر برنامه‌ریزی کنید.
- منابع مالی‌ای را که درخواست داده‌اید تا شاید با بخت و اقبال دریافت کنید، از گزینه‌ها حذف کنید.
- اگر اطلاعات و آمار کافی در اختیار نداشته باشید، بیشتر از اعضای هیات مدیره و حامیان بالقوه خود پاسخ منفی خواهید شنید.
انعطاف پذیر باشید: نظارت داشته باشید، ارزیابی کنید و سازگاری داشته باشید.
- درآمد واقعی ماهانه سازمان را در جهت اهداف سازمان زیر نظر داشته باشید.
- چه تغییراتی برای سازگاری بیشتر بین بودجه و اهداف سازمان باید انجام پذیرند؟
- کدام موارد عملی هستند(بوده‌اند) و کدام موارد خیر؟
- چه فرصت های جدیدی پدید آمده اند؟
- ابتکارات جدید برای برنامه های کاری منابع مالی جدیدی قابل دسترس هستند.
چرخه ارتباط سازی با حامیان مالی چیست؟
چرخه ارتباط‌سازی با حامیان مالی فرایندی است که در آن یک شخص و یا نهاد به یک حامی مالی سازمان تبدیل می‌شود و باقی می ماند. این چرخه اغلب از مرحله شناسایی شروع و سپس ارتباط باحامی مالی همچنان در این فرایند ادامه پیدا می‌کند و تقویت می‌شود.
در زیر با خلاصه‌ای از هر مرحله آشنا خواهید شد:
شناسایی: یک فرد یا نهاد به دلیل ابراز علاقه مستقیم به هدف سازمان و یا علاقه قابل توجهی که پیش از این در فعالیت‌های دیگر نمود پیدا کرده است، به عنوان حامی بالقوه تعیین می‌شود. سپس می‌توان این اسامی را به فهرست حامیان مالی بالقوه سازمان اضافه کرد تا وارد این چرخه شوند.
صلاحیت: باید در مورد پیشینه، علاقه حامی بالقوه به ماموریت کاری و رابطه با سازمان تحقیق کرد. اگر حاملی بالقوه شانس بالایی برای تبدیل شدن به یک حامی مالی واقعی دارد، در فهرست نگه داشته می شود. در غیر اینصورت از فهرست حذف خواهد شد.
ارتباط سازی: حامی مالی بالقوه سازمان برای جلسات و مراسم دعوت و به مکاتبات و خبرنامه ها اضافه می شود. حتی اگر امکان آن وجود دارد می توان از آن فرد یا نهاد به عنوان داوطلب در فعالیت هایی دعوت کرد و به این ترتیب به تدریج رابطه ایجاد خواهد شد. این مرحله، طولانی ترین مرحله است. بسته به اینکه حاملی بالقوه سازمان کیست، ممکن است این فرایند هفته ها، ماه ها و حتی بیش از یکسال طول بکشد.
تقاضا، مذاکره و اهداء کمک: پس از آنکه به درستی با حامی مالی بالقوه رابطه سازی و با سازمان آشنا شد، زمان آن است که تقاضای رسمی آماده شود. این تقاضا ممکن است برای مقداری کمتر و یا بیشتر از آنچه نیاز دارید، مورد مذاکره قرار بگیرد و نهایتا پذیرفته شود. اگر تقاضا مورد پذیرش واقع نشد، معمولا توصیه می شود که حامی بالقوه را در مرحله رابطه سازی نگه دارید تا اینکه این رابطه به جایی برسد که بتوان دوباره تقاضای خود را ارسال کرد. مگر اینکه امکان ناپذیری دریافت حمایت مالی از سوی شخص یا سازمان مورد نظر به وضوح آشکار شده باشد که به هیچ وجه در جایگاه حامی سازمان قرار نخواهد گرفت.
حفظ رابطه: زمانی که حامی بالقوه به یک حامی مالی واقعی تبدیل می شود، سازمان باید همچنان به رابطه سازی به همان سبک قبلی ادامه دهد. یک سازمان هوشمند ممکن است برخی مزایای دیگر متناسب حامی بالقوه طراحی کند.
تجدید ارتباط: در حالت ایده آل، حامی مالی فعال است و همواره می توان در مورد درخواست حمایت مالی روی آن حساب کرد. این روند ممکن است باعث شود حامی مالی، حامیان بالقوه دیگری را برای چرخه رابطه سازی سازمان معرفی کند.
در نظر داشته باشید که مدت هر کدام از مراحل بالا بسته به هر حامیان مالی و دسته بندی آن متفاوت است.
زمانبندی حامیان مالی بسیار اهمیت دارد!
هر دسته از حامیان مالی، منبع درآمد زایی و زمانبندی متفاوتی در چرخه رابطه سازی با حامی مالی دارد- برای مثال:
حامی مالی شخصی: این نوع ازهدایای مالی معمولا در زمان تقاضا اهداء می شوند؛ به این معنی که در مدت زمان کمی یک چک نوشته می شود و یا مبلغ مورد نظر به حساب سازمان ریخته خواهد شد.
هدایای عمده فردی و یا سازمانی: بسته به مدت مرحله رابطه سازی، برخی از حامیان ممکن است زودتر کمک خود را اهداء کنند و برخی ممکن است نیازمند زمان مشخصی از رابطه سازی و زمان برای ایجاد رابطه با سازمان باشند.
مراسم و مناسب ها: این هدایا معمولا در مراسم و مناسبت ها و یا موقع نیاز با تکرار نامرتب تقاضا می شوند. بنابراین چرخه رابطه سازی احتمالا در این نوع از هدایای عمده کوتاه تر است.
هدایای سالانه: این هدایا در چرخه زمانی سالانه از حامیان مالی موجود که در مرحله حفظ رابطه هستند، تقاضا و اهداء می شوند.
بنیادها: این منبع درآمد را شاید بتوان دارای طولانی ترین برنامه زمانی دانست و گاهی ممکن است بیش از یکسال برای سازمان زمان ببرد تا آن مبلغ هدیه شده به حسابشان واریز شود. بنیادها معمولا چرخه رابطه سازی طولانی ای دارند. سازمان های غیرانتفاعی در مرحله درخواست معمولا یک نامه و پس از آن پروپوزال های کامل را ارسال می کنند. سپس احتمالا بررسی و مستندسازی بیشتری از سازمان درخواست خواهد شد. این کمک مالی ممکن است تا زمان مشخصی بعد از درخواست دریافت نشوند.
شرکت ها: زمانبندی این منبع درآمد متفاوت و مبتنی بر کمک های مالی شرکتی است. هدایای شرکتی می توانند گاهی در یک دوره های زمانی مشخص و گاهی تا فاصله ی کمی پس از درخواست و پذیرش دریافت شوند.
بعد از اتمام این مراحل، مرحله آخر و اصلی یعنی ارائه درخواست و همان پروپوزال فرا می رسد که خود مهارتی مجزا پروپوزال نویسی است.
دیدگاه خود را بنویسید