هر «طرح پیشنهادی» و یا پروپوزال ابتدا از یک «ایده» شروع می شود. پس از گردآوری اطلاعات و دادههای لازم و شرح جزئیات عملکرد، می توان ایده را به یک طرح پیشنهادی تبدیل کرد. طرح پیشنهادی با هدف جذب منابع، توان و ظرفیت اجرای پروژه تهیه میشود. پس از تجهیز منابع، «سند یا برنامه اجرای پروژه»تهیه میشود. سند اجرای پروژه معمولا در قالبی با عنوان «چارچوب منطقی»تدوین میشود. حامیان مالی و فنی پروژه معمولا «طرح پیشنهادی» پروژه را با جزئیات طرح یعنی همراه «برنامه اجرای پروژه» از مجریان آن درخواست میکنند. در پردازش ایده اولیه و تدوین طرح پروژه، باید بخشهای مختلفی را در نظر گرفت و گنجاند که در ادامه به آن اشاره میکنیم:

عنوان

عنوان پروژه را تعیین کنید؛ برای تعیین عنوان میتوانید از هدفی که تعیین کرده ا ید، کمک بگیرید.

طرح مشکل و وضعیت موجود

طرح مشکل در نوشتن پروپوزال، ضروری است. باید وجود مشکل را تشریح کرد و نشان داد که دلیل اجرای پروژه چیست. در این قسمت تا حد امکان از کلی گویی پرهیز کنید و به مشکل اصلی در محل اجرای پروژه بپردازید. برای مثال، فرض کنید شما قصد دارید طرحی در مورد آموزش تفکیک زباله به ساکنان یکی از مناطق شهر را به شهرداری منطقه تحویل دهید. می توانید در این قسمت شرح دهید که عدم تفکیک زباله منجر به اتلاف سرمایه، زمان و انرژی شهرداری شده است و همینطور بسیاری از مواد قابل بازیافت به این طریق از بین می روند. اما برای مثال، در اینجا ضرورتی ندارد چندین صفحه و یا پاراگراف در مورد گرم شدن کره زمین و مسایل کلی از این دست توضیح دهید.

چشم انداز

معمولا در سند پروژه، چشم ا نداز پیش از هدف نوشته می شود، چرا که داشتن چشم انداز به ما کمک میکند تا هدف را دقیق تر انتخاب کنیم. چشم انداز ممکن است کوتاه مدت، میان مدت و یا بلندمدت باشد. چشم انداز می  تواند خیلی بلندپروازانه باشد، بنابراین خود را محدود نکنید و بدون محدودیت، چشم انداز خود را ترسیم کنید. برای ترسیم چشم انداز، تصور کنید که پروژه شما، در پنج یا ده سال آینده، وضعیت موجود در محل اجرای پروژه یا برای گروه بهره مند پروژه را چگونه تغییر خواهد داد. به یاد داشته باشید که چشم انداز تعیین شده توسط شما باید در راستای اهداف کلی حامی مالی باشد؛ بنابراین می توانید برای تدوین چشم انداز، از اهداف کلی سازمان حامی کمک بگیرید و با توجه به آن اهداف، چشم انداز پروژه خود را ترسیم کنید.


هدف

هدف عبارت است از انتظار کلی شما به عنوان مجری از اجرای پروژه و تغییری که قصد دارید به واسطه اجرای پروژه ایجاد کنید. هدف باید:  

  1. بیانگر نتیجه مورد انتظار باشد.  
  2. گروه مشارکت کننده و بهره مندان را مشخص کند.  
  3. به محل اجرای پروژه اشاره نماید.

تعریف هدف نباید آنقدر فراگیر و کلی باشد که هیچ رهنمودی برای برنامه در برنداشته باشد. هدف باید در قالب تحولی که پروژه در پی دست یافتن به آن است نوشته شود، نه این که تنها خلاصه ای باشد از خدماتی که آن پروژه تامین می کند.

اختصاصی

برای این که پروژه هدف مشخص تری داشته باشد، هدف اصلی به چند هدف کوچک تر تقسیم می شود. داشتن اهداف جزئی یا اختصاصی کمک می کند که بتوان بخش های مختلف پروژه را بهتر تحلیل کرد. احتمال وقوع اشتباه در تعریف هدف کلی و اهداف اختصاصی همیشه وجود دارد. از این رو باید در نظر داشت که هدف کلی معمولا قابل اندازه گیری نیست، اما اهداف اختصاصی قابل اندازه گیری و ملموس هستند.

 

زمان اجرای پروژه

زمان اجرای یک پروژه، از تاریخ شروع (تهیه طرح های پیشنهادی و برنامه ریزی ها) تا پایان اجرا (ارزشیابی نهایی) را شامل می شود.


دستاورد

نخستین اقدام پس از تعیین اهداف اختصاصی، تهیه فهرستی از دستاوردهای مورد انتظار برای هر یک از اهداف اختصاصی است. دستاوردها، خروجی های پروژه هستند. یکی از تولیدات کوچک تر پروژه که ممکن است به اشکال مختلف حاصل شوند تا مسیر دستیابی به اهداف اختصاصی را تسهیل کنند.

هر دستاورد می تواند ماحصل انجام یک یا مجموعه ای از چند فعالیت باشد. همانطور که مشخص است، دستاورد به راحتی قابل لمس و دستیابی است. دستاورد، یک محصول است و به عبارتی، حاصل کار را نشان میدهد. برای مثال، در یک پروژه که در زمینه آموزش حفظ محیط زیست به کودکان است، دستاورد می تواند این باشد که این کودکان پس از پایان دوره آموزشی پروژه، درک درستی از مفاهیم محیط زیستی داشته باشند. به یاد داشته باشید که دستاورد، بلافاصله پس از یک فعالیت به دست می آید؛ بنابراین در مثال بالا، دستاورد «افزایش دانش کودکان درباره محیط زیست» را میتوان از طریق یک آزمون یا پرسش نامه، پیش و پس از دوره مشخص کرد.


فعالیت های پروژه

این بخش فرصتی برای طراحان پروژه است تا چرایی هر یک از فعالیت های تعریف شده در پروژه را برای حامی مالی توضیح دهند و در یک کلام بگویند که کمک مالی دریافتی را صرف چه اموری خواهند کرد و طرح پیشنهادی آنها چگونه به مشکل و یا مسئله مورد نظر خواهد پرداخت. 

فعالیت های پروژه پیشنهادی باید به طور مستقیم بر رفع نیاز و حل مشکلی که پیش از این طرح شده است، اثر مثبت بگذارد. در این بخش باید این تاثیرات و همچنین تمام فعالیت های پیشنهادی پروژه مانند تعداد و نوع فعالیت ها و گروه هدف آن ها را به تفصیل توضیح دهید. مهم است که در این قسمت تمام فعالیت های پروژه پیشنهادی از نظر جزئیات و زمانبندی ذکر شوند تا در اجرای موفقیت آمیز آن، مشکلی ایجاد نشود. برای نگارش موفق این قسمت، باید پروژه پیشنهادی را به خوبی درک کرده و با تمام اجزا و فعالیت های آن آشنایی داشت. در صورتی که نگارنده این بخش به خوبی با پروژه آشنا نباشد و به سادگی و وضوح آن را برای حامی مالی توضیح ندهد، به احتمال زیاد این امر منجر به ایجاد سوءتفاهم و توقعات غیرواقعی برای حامی مالی خواهد شد که ممکن است در نهایت پروژه را در مسیر شکست قرار دهد. 

برای توضیح هر فعالیت، این نکات را مدنظر قرار دهید: هدف، دستاورد آن، مشکلات پیش بینی شده و راه حل ها برای انجام آن فعالیت و همین طور برنامه زمانی فعالیت موردنظر. فعالیت ها بر اساس دستاوردها و به منظور تحقق یافتن آن ها تعریف می شوند. از این رو هر دستاورد، حاصل انجام یک یا چند فعالیت مرتبط است.

نتیجه

نتیجه با توجه به اقدامات انجام شده در پروژه تعریف میشود و نشان دهنده موفقیت یا شکست در رسیدن به اهداف اختصاصی است. نتیجه پروژه معمولا به انواع زیر طبقه بندی می شود:

  • آنی یا کوتاه مدت
  •  میان مدت
  • بلند مدت (اثرات)

این تقسیم بندی به جدول زمانی پروژه، نوع فعالیت ها و همچنین نتایج به دست آمده در پایان پروژه بستگی دارد. نتایج میان مدت یا بلندمدت (اثرات) پروژه ممکن است مدت ها بعد از اجرای پروژه رؤیت شوند. برای نمونه در مثالی که در بخش دستاورد ذکر شد، پس از این که کودکان شرکت کننده در برنامه های آموزشی، درک درستی از مفاهیم زیست محیطی به دست آوردند، انتقال این مفاهیم به دیگر کودکان، خانواده و افراد جامعه هدف را می توان اثر یا نتیجه میان مدت این پروژه دانست.

نمودار زیر نوع ارتباط اجزای یک پروژه را نشان میدهد: