برنامه زمانی و پایش و ارزشیابی در یک پروژه (قسمت سوم)

مدیریت زمان در پروژه نقش تعیین کننده ای دارد. پروژه با توجه به نیازها و شرایط، برای اجرا در زمانی مشخص تعریف می شود. منابع، جاودانه نیستند؛ از این رو نباید زمان را از دست داد و می بایست در حداقل زمان ممکن، از منابع و تسهیلات موجود، حداکثر استفاده را نمود. 

یکی از شاخص های مدیریت پروژه، توجه به جدول زمان بندی است. فعالیت ها باید در یک زمان مشخص آغاز و در یک زمان مشخص به انجام برسند. تمدید هر فعالیت به مثابه صرف منابع بیشتر است. 

جدول زمان بندی در سند پروژه، معمولا به دو صورت کلی و جزئی نوشته می شود: مجریان پروژه به صورت کلی از روش های مختلفی برای تقسیم بازه های زمانی، مثلا ۳ یا ۶ ماهه، یکساله، ۱۸ ماهه و بیشتر استفاده می کنند. علاوه بر این، تمام فعالیت ها و ریز فعالیت ها باید در یک طیف زمانی به صورت جزئی، مشخص شود.

پایش و ارزشیابی در یک پروژه خیریه

برای اطمینان از اجرای درست یک پروژه در تمام مراحل آن، تعیین موفقیت و یا عدم موفقیت پروژه و همین طور تضمین پایداری آن، باید روش هایی برای پایش و ارزشیابی در نظر گرفته شود. تقریبا تمام حامیان مالی حرفه ای از متقاضیان انتظار دارند تا یک بخش مفصل از پروپوزال خود را به توضیح شیوه های پایش و ارزشیابی فعالیت های پروژه اختصاص دهند. پایش و ارزشیابی از آن جهت دارای اهمیت است که هم به شما برای ارزشیابی چگونگی فعالیت های پیش روی پروژه کمک می کند و هم حامی مالی می تواند از درستی نحوه صرف منابع مالی اطمینان حاصل نماید. روش های مختلف پایش و ارزشیابی معمولا از ابتدا تا انتهای پروژه به کار گرفته می شوند. این روش ها ممکن است از پیش توسط کارشناسان و یا متخصصان طراحی شده و در اختیار مجریان قرار گیرند. اما نباید فراموش کرد که طراحی فرم های پایش و ارزشیابی هم به نسبت تنوع پروژه ها و برنامه ها متفاوت خواهد بود. این تفاوت ها بر اساس اهداف، انتظارات، ویژگی های گروه هدف و سایر ویژگی های فرهنگی، اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و حتی اقلیمی تعریف می شوند.

ویژگی های یک مدل خوب پایش و ارزشیابی

مدل های متفاوتی را می توان برای سیستم پایش و ارزشیابی یک پروژه انتخاب کرد، اما هر مدل انتخابی، باید دارای ویژگی های زیر باشد:

قابل استفاده بودن

یک سیستم پایش و ارزشیابی خوب باید ارایه دهنده اطلاعات کاربردی برای استفاده کنندگان باشد؛ مثلا اگر شما پروژه ای را طراحی می کنید که منابع مالی خود را از کمیته امداد امام خمینی تامین می کند و زیر مجموعه سازمان دیگری مثل محک است، باید سیستم پایش و ارزشیابی خود را طوری طراحی کنید که بتواند بازتاب دهنده تمام اطلاعات مورد استفاده و مورد نیاز این دو سازمان نیز باشد. مثلا اگر یکی از این سازمان ها علاقمند به دریافت اطلاعات مربوط به گستردگی جغرافیایی کاربران پروژه شما می باشد اما سیستم ارزشیابی شما فقط سطح تحصیلات آن ها را به ثبت می رساند، این سیستم پایش و ارزشیابی با اینکه اطلاعات خوبی دارد اما برای نیازهای شما قابل استفاده نیست.

مکان پذیری

شیوه ها، ترتیبات، زمان بندی و روندهای اجرایی مدل پایش و ارزشیابی، باید واقعی، محتاطانه و کم هزینه باشند. این بدین معناست که نباید هزینه و زمان خارج از قاعده ا ی را صرف طراحی و اجرای یک سیستم پایش و ارزشیابی کرد و سیستمی را طراحی نمود که غیرواقع گرایانه است. 

تناسب

فعالیت های مرتبط با سیستم پایش و ارزشیابی نباید ناقض قانون باشد و یا برای افرادی که موضوع آن هستند و یا از آن متاثر می شوند، ایجاد خطر و مشکل نماید.

درستی

سیستم پایش و ارزشیابی باید طوری طراحی شود که بیشترین احتمال درستی نتایج را داشته باشد. مثلا اگر در سیستم پایش و ارزشیابی یک پروژه، قرار بر دریافت اطلاعات گستردگی جغرافیایی بهره مندان است، باید ابزارهای دریافت اطلاعات طوری طراحی شوند که با حداکثر احتمال درستی، و نه حدس و گمان و یا ضریب بالای خطا، این اطلاعات را کسب کنند.

بخش های اصلی یک سیستم پایش و ارزشیابی

هر سیستم پایش و ارزشیابی از چهار قسمت چارچوب تحلیل علت-معلولی، چارچوب منطقی پروژه، شاخصها و جمع آوری داده و طرح تحلیلی تشکیل میشود که در ادامه به توضیح آن ها می پردازیم

چارچوب تحلیل علت معلولی

در این قسمت مشکلی که قرار است به آن پرداخته شود را تحلیل می کنیم و ریشه ها و نتایج آن را مورد بررسی قرار می دهیم تا دید روشن تری در مورد موضوع مورد بررسی داشته باشیم. بسیاری از پروپوزال ها به این بخش نمی پردازند اما اگر به اندازه کافی برای این بخش هم جا داشته باشید، درک بهتری از تمام ابعاد پروژه به دست خواهید آورد. یک چارچوب تحلیل علت و معلولی در پی مشخص کردن موارد زیر است: 

1. مشکل اصلی و شرایطی که پروژه در پی تغییر آن است.
2. شاخص هایی که آن شرایط را به وجود می آورند. ّ
3. روش های تاثیرگذاری بر آن شاخص های علی بر اساس فرضیه احتمالی رابطه بین علل و راه حل های احتمالی.

تحلیل علی باید براساس مطالعه دقیق شرایط محلی و داده های در دسترس و همین طور مشاوره با ذینفعان بالقوه، مجریان برنامه، شرکای احتمالی و کارشناسان صورت پذیرد.

چارچوب منطقی پروژه

زمانی در یک پروپوزال به مبحث «چارچوب منطقی پروژه» پرداخته می شود که طرح نهایی پروژه تقریبا شکل گرفته باشد. برای رسیدن به این مرحله باید اطلاعات زیادی جمع آوری نموده و روی قسمت های مختلف پروژه همچون اهداف کلی و اختصاصی، دستاوردها، فعالیت ها، انتظارات، موانع و مشکلات و منابع کار کرده باشید. در این مرحله برای چارچوب بندی تمام این اطلاعات و ایده های مطرح شده از «چارچوب منطقی پروژه» استفاده می کنیم.

چارچوب منطقی، ابزاری برای مدیریت و برنامه ریزی است که برخی آن را با عنوان ابزار برنامه ریزی مشارکتی می‌شناسند. این ابزار، دستاندرکاران اجرای پروژه را ترغیب می کند تا با مشارکت یکدیگر در مورد اهداف و تصمیم های پروژه به توافق برسند. این ره یافت یک چارچوب نظام مند برای فرایند برنامه ریزی و انجام پروژه و پیوند آن با برنامه پایش و ارزشیابی است.

چارچوب منطقی به شکل های مختلفی تهیه می شود و با توجه به محتوا و اهداف پروژه ها بخش های متفاوتی دارد. این قالب بهتر است تا حد امکان ساده و قابل استفاده باشد. البته گاهی ممکن است ناچار به افزودن جزئیات بیشتری باشیم که موجب پیچیدگی آن می شود.

در زیر یک نمونه چارچوب منطقی معرفی می شود؛ این نمونه شامل دو بخش است. یک جدول مربوط به اهداف و دستاوردها و جدول دیگر مربوط به زمان بندی فعالیت ها است.

شاخص ها: ابزار سنجش دستاوردها

انجام هر پروژه به قصد ایجاد یک تغییر صورت می گیرد؛ این تغییر ممکن است در وضعیت بهداشت یک روستا و یا در نوع بهره برداری از محصولات آبی یک دریاچه ایجاد شود. آنچه که مهم است این است که هدف از اجرای پروژه، تغییر وضعیت «الف» به وضعیت «ب» یا «ج» بوده است. بنابراین مجریان پروژه باید بتوانند در نتیجه اجرای پروژه یا در طول اجرای آن، تغییراتی را مشاهده کنند. میزان موفقیت هر پروژه، بستگی به نوع تغییرات دارد. شاخص ها کمک می کنند تا مجریان متوجه این تغییرات شده و آنها را بسنجند؛ شاخص ها همچنین به مستندسازی دستاوردها براساس سند اجرای پروژه کمک می کنند. از این طریق می توان ارزشیابی صحیحی از وضعیت و روند اجرای پروژه داشت، به اطلاعات کافی، علمی و موثق برای ارزشیابی و پایش پروژه دست یافت و از پشتیبانی حامیان پروژه بهره برد.

از این رو پیش از اجرای پروژه بهتر است معیارهایی برای میزان موفقیت آن و تحقق دستاوردها تعیین کرد تا بتوان بر این اساس میزان پیشرفت پروژه را سنجید. به این منظور پروژه ها معمولا از «جدول شاخص ها» استفاده می کنند که جدولی از شاخص های متفاوت برای تعیین میزان موفقیت فعالیت های پروژه است. در این جدول تعداد مورد نظر از هر فعالیت، برای ارزشیابی موفقیت پروژه مشخص می شود.

یکی از راه های رایج در تعریف شاخص ها، استفاده از ویژگی های  هوشمند است؛ به این معنی که شاخص مورد نظر باید دارای این ویژگی ها باشد: باید «مشخص باشد»، «قابل اندازه گیری باشد»، «دستیافتنی و واقع بینانه باشد»، «مرتبط به موضوع (دستاورد یا فعالیت) باشد»، و «در بازه زمانی مشخص» معنا پیدا کند.

جمع آوری داده ها و طرح تحلیلی

روش ها و الگوهای مختلف جمع آوری اطلاعات و مدیریت آن در این قسمت توضیح داده می شوند. می توانید بنا به مقتضیات پروژه خود، از روش هایی همچون پرسش نامه، مصاحبه فردی و یا گروهی، گروه کاری، جمع آوری اطلاعات از طریق مشاهده و بسیاری از روش های دیگر استفاده نمایید.