شروع یک برنامه برای جذب و به‌کارگیری افراد داوطلب، تجربه‌ای لذت بخش است. میتوان با ترکیب ایده‌های بزرگ و نیت خیر به نیروی انسانی لازم برای دستیابی به نتایج مطلوبی رسید.
بعضی از برنامههای داوطلبی از گروهی شروع می‌شوند که برای حل یک مشکل خاص دور هم جمع شدهاند. شروع برخی دیگر از سوی سازمانهای غیرانتفاعی است که متوجه می‌شوند ارزش کار انجام شده توسط افراد داوطلب، چقدر است.
برای مثال، ارزش کار انجام شده توسط نیروهای داوطلب در آمریکا حدود ۱۵۸ میلیارد دلار در سال است. دسته دیگری از برنامه‌‌ها هم توسط سازمان‌‌هایی اجرا می‌شوند که برای استفاده از افراد داوطلب در بخش های جدید، باید برنامه تازه ای در کنار کار داوطلبانه موجود خود راه بیاندازند.
مهم نیست که سازمان شما تا چه حد بزرگ یا کوچک است، اینجا ۱۴ گام کاربردی برای جذب و به‌کارگیری داوطلب‌ها آورده شده است.
۱- ایده‌های مختلف را جمع کنید و یک پرونده شرح وضعیت تشکیل دهید.
اولین قدم در ساختن برنامه ای برای جذب و کار با افراد داوطلب، تمرکز روی ساختن یک پرونده شرح وضعیت است. افراد علاقهمند را در کنار هم قرار دهید تا دلایل شروع یک چنین برنامه ای را به بحث و گفت‌وگو بگذارند.
• دلایل نیاز به این برنامه را رصد کنید؛ چرا این برنامه باید به‌وجود بیاید؟
• با کمک و همفکری به این نتیجه برسید که اجرای این برنامه چه ارزشی خواهد داشت یا چه چیزی تغییر می‌کند؟ فراتر از ارزش مستقیم خدمات ارائه شده بروید و به بررسی تاثیرات بزرگ‌تر و ارزش های دیگر آن بپردازید، مثل ارزش بیش‌تر به‌چشم آمدن (مهمتر جلوه دادن کار) سازمان و یا ایجاد رابطه با جوامع گسترده تر.
اقدام عملی: یک پرونده شرح وضعیت تشکیل بدهید که بگوید چرا باید یک چنین برنامه ای اجرا شود و توسعه آن چه ارزش هایی را برای ما به ارمغان میآورد.
۲- حمایت بی چون و چرای دیگران را به‌دست بیاورید.
یک برنامه جذب و به کارگیری افراد داوطلب برای موفق بودن نیازمند داشتن حمایت مطلق از سوی تمام افراد سازمان است. اگر این برنامه قرار است در یک سازمان بزرگ اجرا شود، مدیران سطح بالای سازمان باید کاملا از آن حمایت و پشتیبانی کنند تا با موفقیت انجام شود. اگر در سازمان های غیر رسمیتر و کوچک‌تر اجرا می‌شود، رهبر گروه باید حمایت لازم را انجام دهد.
اقدام عملی: اگر فقط تعداد کمی از افراد مشتاق اجرای این برنامه هستند، تلاش‌هایتان را روی صحبت با بقیه اعضای سازمان برای جلب حمایت شان متمرکز کنید و سعی کنید که بفهمید آیا در اصل ایده میتوان تغییر خاصی داد تا بتوان استقبال افراد از اجرای این برنامه را بیش‌تر کرد؟
۳- طرح اولیه برنامه را بریزید.
قدم بعدی تعیین وظایفی است که افراد داوطلب باید انجام دهند. همچنین باید مشخص کرد که نحوه عملکرد این برنامه چگونه است. یک جلسه همفکری با افرادی که مستقیم یا غیرمستقیم در ارتباط با کارهای داوطلب‌ها خواهند بود، تشکیل بدهید.
از ایده هایی که مشارکت افراد داوطلب در کارهای سازمان را بیش‌تر می‌کند، استقبال کنید. سوالات زیر را بپرسید:
• «در حال حاضر چه وظایفی بر عهده شما است و دوست دارید چه وظایفی به افراد داوطلب واگذار شود؟»
• «چه رویاهایی برای سازمان داریم که افراد داوطلب می‌توانند در رسیدن به آن‌ها به ما کمک کنند؟» و یا «افراد داوطلب چه کارهایی در جهت رسیدن به اهداف راهبردی ما می‌توانند انجام دهند؟»
اقدام عملی: از گروه بخواهید تا موقعیت‌های شغلی افراد داوطلب در جهت رسیدن به ایده‌های تولید شده را تعریف کنند.
همچنین دیگر جنبه‌های برنامه جذب و به‌کارگیری افراد داوطلب را مشخص کنید: انتظار چه تعداد افراد داوطلب را دارید، چه کسی مسئول استخدام و نظارت بر آن‌ها خواهد بود و منابع مورد نیاز برای این برنامه چیست.
۴- منابع لازم برای اجرای این برنامه را فراهم کنید.
درست است که افراد داوطلب همراه خود منابع زیادی را به سازمان میآورند، ولی مجانی نیستند. یک نفر (حقوق بگیر یا داوطلب) باید مسئول هدایت افراد داوطلب باشد. منابع و هزینه های جانبی مثل هزینه رفت‌و‌آمد هم باید در نظر گرفته شود.
اقدام عملی: قبل از هر کاری، منابع مالی مورد نیاز برای اجرای برنامه جذب و به کارگیری افراد داوطلب را مشخص کنید. اگر منابع لازم را ندارید، بهتر است قبل از شروع این برنامه به فکر جمع آوری کمک‌های مالی باشید تا به‌خاطر نداشتن پول لازم شکست نخورید.
۵- آموزش لازم را در اختیار مدیر مسئول افراد داوطلب قرار دهید.
مدیریت افراد داوطلب، به زمینه‌ای با پایگاه دانشی متشکل از بهترین روش‌ها تبدیل شده است. به دنبال کارگاه های آموزشی ارائه شده توسط مراکز داوطلبی و گروه های مرتبط با مدیریت افراد داوطلب باشید. از منابع آنلاین و کتاب های مفید در این زمینه استفاده کنید. دنبال این باشید که آیا در نزدیکی شما جلسات دوره ای برای مدیران مسئول افراد داوطلب به‌منظور حمایت از یکدیگر برگزار می‌شود که شما هم بتوانید از کمک آن‌ها بهرهمند شوید. هرچقدر آگاهی و دانش شخصی که مسئول مدیریت افراد داوطلب است بالاتر باشد، شروع برنامه جذب و به کارگیری نیروی داوطلب راحتتر خواهد بود و احتمال موفقیت آن نیز بالاتر خواهد رفت.
اقدام عملی: برای آموزش مدیر مسئول افراد داوطلب، برنامه‌ریزی کنید.
۶- روندهای به‌روز در داوطلب شدن را شناسایی و برنامه تان را برای استفاده از آن‌ها تنظیم کنید.
ما دوران جالبی از مدیریت افراد داوطلب را در حال حاضر تجربه می‌کنیم. نسل جدید علاقه خاصی به پروژه‌های داوطلبانه بزرگ، تاثیرگذار و متحول‌کننده دارد. احتمال این‌که آن‌ها با یک سازمان به صورت طولانی مدت بمانند و یا کارهای روتین تکراری انجام بدهند، خیلی کم است. آن‌ها میخواهند کاری انجام بدهند که تاثیرش قابل دیدن و یا لمس‌کردن هم باشد.
جوانان بیش‌تر از هر زمان دیگری تمایل به انجام کار داوطلبانه دارند. بسیاری از دانشگاه ها و دبیرستان ها برنامه های خدماتی-آموزشی برای ارتباط با این قبیل برنامه های داوطلبانه دارند.
اقدام عملی:با کمک منابعی که در مرحله پنجم شناسایی کردید، روندهایی که به سود برنامه تان خواهد بود را بررسی کنید.
۷- ساختار برنامه جذب و به کارگیری داوطلب را مشخص کنید.
خوب، تا به اینجا شما یک پرونده شرح وضعیت از برنامه داوطلبی خود ساخته اید و به این ایده کلی رسیده‌اید که افراد داوطلب قرار است چه وظایفی را بر عهده بگیرند و نحوه عملکرد برنامه چگونه خواهد بود. در این مرحله توانستهاید حمایت سازمان را جلب کنید، منابع مالی مورد نیاز را فراهم کردهاید و دانش خود در زمینه مدیریت افراد داوطلب را نیز افزایش داده‌اید. حالا زمان آن فرا رسیده که مشخص کنید این برنامه داوطلبی چگونه پیاده‌سازی خواهد شد و چگونه کار می‌کند. کارهایی مثل نحوه مصاحبه، آموزش و نظارت بر افراد داوطلب را باید مشخص کنید.
اقدام عملی:
• ایده‌های اولیه در ارتباط با وظایف افراد داوطلب را جمع آوری و پیشنویس شرح وظایف شغلی آن ها را بنویسید.
• سوالات مصاحبه را در تناسب با درک قابلیت های یک داوطلب در جهت منافع سازمان تدوین کنید.
• آموزش هایی که افراد داوطلب باید ببینند را مشخص کنید.
• تصمیم بگیرید که چه رویه‌ها و سیاست هایی باید به اجرا درآیند.
• ببینید که افراد داوطلب نیازمند چه حمایت هایی هستند، چه نظارت هایی باید روی عملکرد آن ها انجام گیرد و چه کسانی مسئول این کارها خواهند بود.
• ایده های اولیه برای به‌رسمیت شناختن کار و ارزش افراد داوطلب را توسعه دهید.
• تاثیر این برنامه و نحوه ارزشیابی آن را مشخص کنید.
• سیستم هایی برای پیگیری و ارزیابی ساعات کاری افراد داوطلب و دیگر داده های مربوط به آن ها تهیه کنید.
۸- مسایل مرتبط با مدیریت ریسک را بررسی کنید.
مهم است که ریسکهایی که برای سازمان با داشتن افراد داوطلب به‌وجود خواهد آمد و همچنین ریسکهایی که خود افراد داوطلب در حین انجام وظیفه با آن روبهرو می‌شوند را ارزیابی کنیم.
اقدام عملی: تصمیم بگیرید که چگونه می‌توانید با این ریسک‌ها در زمان تعریف وظایف شغلی، نظارت، آموزش، چک کردن سوءپیشینه، بیمه و یا سیاست های اعمالی برخورد کنید. یک منبع بسیار عالی در این زمینه کتاب لیندا گراف به نام «بهتر است در امنیت باشید ... مدیریت ریسک در برنامههای داوطلبی و خدمات اجتماعی» است.
۹- مشکلات قانونی که ممکن است بر سر راهتان قرار گیرد را مشخص کنید.
هیچ التزام قانونی فراگیری برای گروهی از مردم که خواهان انجام کاری خیر هستند وجود ندارد. اما با توجه به ساختار سازمان شما و یا تمرکز فعالیت‌های افراد داوطلب، ممکن است الزامات قانونی خاصی وجود داشته باشد. به عنوان نمونه میتوان از قانون برخی از ایالتها برای چک کردن سوءپیشینه در بعضی از کارهای داوطلبی، قوانین بزرگسالان آسیب‌پذیر و یا گزارش کمک‌های مالی جمع‌آوری شده نام برد.
اقدام عملی: اگر در سازمان غیرانتفاعی خود خواهان به راه انداختن برنامه ای برای جذب و به‌کارگیری افراد داوطلب هستند، از مشاور قانونی خود کمک بگیرید تا مطمئن شوید که به درستی مشکلات مدیریت ریسک را در نظر گرفته‌اید و دیگر جنبه‌های قانونی لازم را نیز بررسی کنید.
اگر بدون ساختار رسمی سازمان غیرانتفاعی، به صورت خودجوش و در راستای تلاشی مدنی خواهان به راه انداختن برنامه ای برای جذب و به‌کارگیری افراد داوطلب هستید، از یک منبع مشاوره در نزدیکی خود برای تبدیل شدن به یک سازمان غیرانتفاعی و یا مسائل قانونی مرتبط با کاری که میخواهید انجام دهید، کمک بگیرید.
۱۰- فرآیند جذب افراد داوطلب را طرح‌ریزی کنید.
به این فکر کنید که افراد داوطلب با پیوستن به سازمان شما، چه چیزی به‌دست می آورند. چه چیزی یاد خواهند گرفت؟ چه تاثیری خواهند داشت؟ آیا هیچ منفعت آموزشی، شغلی و ... برای آن‌ها وجود دارد؟ این منفعت ها را در تعریف وظایف شغلی بگنجانید و از آن در برنامه و پیام های جذب نیرو استفاده کنید.
اقدام عملی: پیش متنی برای استخدام تهیه کنید تا مشخص کند که داوطلب باید چه کارهایی را انجام دهد، چگونه تاثیرگذار خواهد بود و چه سود و منفعتی برای خود شخص خواهد داشت.
سپس به سراغ توسعه برنامه‌ای برای جذب افراد داوطلب بروید.
• پروفایل یک داوطلب ایده‌آل برای هر کدام از موقعیت‌های داوطلبی را بیابید و به این فکر کنید که از کجا میتوان افراد مشابه این چنینی پیدا کرد. هر چقدر این فرآیند هدف‌مندتر باشد، احتمال پیدا کردن افراد مناسب برای این کار هم بالاتر خواهد بود.
• در ابتدا به دنبال جذب افرادی باشید که خودشان هم می‌توانند جذب کننده افراد دیگر باشند و از دوستان و آشنایان خود درخواست کنند که داوطلب همکاری با سازمان شما بشوند. اولین دلیلی که یک نفر ممکن است شروع به‌کار داوطلبانه کند این است که شخصا از او درخواست شده باشد. از کارمندان و اعضای گروه مدیریت بخواهید تا در دوستان و آشنایان خود به دنبال داوطلب بگردند. وقتی تعدادی داوطلب پیدا کردید، از آن‌ها هم بخواهید که به دنبال افراد دیگری برای کار داوطلبانه باشند.
• یک فهرست از مرکزهایی تهیه کنید که می‌توانید موقعیت های شغلی داوطلبانه را در آن‌ها اعلام کنید. از مکان های آنلاین و سایت‌های مفید برای هدف دار کردن جستجوی خود در میان گروه افراد داوطلب دلخواه تان استفاده کنید.
• به دنبال فرصت‌هایی برای مطرح کردن نیاز خود به افراد داوطلب در مجالس و رسانه های مختلف باشید.
۱۱- سینه سپر کنید و استارت کار را بزنید.
زمان شروع به کار و جذب افراد داوطلب رسیده است. ممکن است در ابتدا بخواهید به‌آرامی و با تعداد کمی داوطلب شروع کنید و یا بخواهید از ابتدا قدمی گنده بردارید و همه گروه لازم را یک‌جا استخدام کنید. دائما بر سیستم‌ها و برنامه‌هایتان نظارت کنید و آماده ایجاد تغییرات لازم باشید. هر آن چه که اتفاق می‌افتد را ثبت و مستندسازی کنید تا بتوانید از این تجربیات در آینده هم استفاده کنید.
اقدام عملی:نقطه عطف یا مایلستون‌ای برای این‌که به چه چیزهایی و در چه زمانی باید برسید، تعیین کنید.
۱۲- افراد داوطلب خود را به‌رسمیت بشناسید و استراتژیهایی برای نگه‌داشتن آن‌ها داشته باشید.
بهترین روش برای ترغیب افراد داوطلب به ادامه همکاری، به‌رسمیت شناختن و ارج نهادن آنان است. فرهنگ به‌رسمیت شناختن و ارج نهادن را در سازمان ایجاد کنید که میتواند شامل تشکرهای شخصی از تک‌تک افراد داوطلب و مطلع کردن آن‌ها از تاثیری باشد که داشتهاند.
حفظ افراد داوطلب در طول زمان برای تداوم کارها و همچنین هدر ندادن انرژی در جهت جذب نیرو و آموزش نیروی جدید بسیار مفید است. یک سوم از داوطلب ها بعد از یک سال همکاری خودشان را قطع می‌کنند. از طریق به‌رسمیت شناختن و ارج نهادن و همچنین روشهای مفید دیگر، می‌توانید میزان قطع همکاری را کاهش دهید.
اقدام عملی: منابع مختلف در راستای چگونگی به‌رسمیت شناختن و ارج نهادن افراد داوطلب را مطالعه و راههای کمهزینه برای این کار را پیدا کنید.
۱۳- افراد ذی‌نفع را مطلع نگه‌دارید.
هیئت مدیره، کارمندان و دیگر رهبران را از نتایج اولیه برنامه داوطلب‌ها مطلع سازید. همگام با موفقیتها، موارد تعجب‌برانگیز را هم با آن‌ها در میان بگذارید. وقتی که افراد اصلی بیش تری از ابتدا در جریان کار قرار بگیرند، بیش‌تر در هیجان موفقیت برنامه شریک خواهند بود و بیش‌تر به آن اهمیت خواهند داد.
اقدام عملی:هدف خود را به‌دست آوردن داده های ارزیابی در پایان سال اول اجرای برنامه و یا حتی زودتر از آن بگذارید تا بتوانید کمیت و کیفیت نتایج را تعیین کنید. اتفاقاتی که افتاده است را با همه به اشتراک بگذارید.
۱۴- قدم بعدی را برنامه‌ریزی کنید.
حالا که برنامه را به اجرا در آوردهاید، باید تصمیم بگیرید که آیا می خواهید آنرا گسترش بدهید و یا در حوزههای دیگر به‌کار بگیرید. اگر خواهان ادامه برنامه هستید، باید به دنبال آموزش های پیشرفته تر برای رهبران این برنامه باشید تا آمادگی لازم برای برخورد با مشکلات و فرصت های سر راهتان را داشته باشید.
اقدام عملی: یک گام به عقب بردارید و از دور برنامه خود را ارزیابی کنید. تغییرات لازم را اعمال کنید و قدم بعدی را برنامه‌ریزی کنید.
این مطلب نوشته مری کوئیرک، مدیرعامل انجمن مدیریت داوطلبان مینه‌سوتا است. اصل این نوشتار را می‌توانیداین‌جا مشاهده کنید.
منبع: turner publishing
دیدگاه خود را بنویسید