کارولین آنسون (CAROLINE ANSON) مدیر برنامه شورای خدمات داوطلبانه بیرمنگام (BIRMINGHAM VOLUNTARY SERVICE COUNCIL)، بیان می‌دارد:
«در این زمان که ظرفیت‌های مالی کاهش یافته‌اند، بخش سوم بیشتر از همیشه به داوطلبان برای ارائه خدمات ضروری به مخاطبین، تکیه دارد. درنتیجه در این مقاله سعی داریم، راه‌های پاسخ به این سؤال را مورد بررسی قرار دهیم که چگونه می‌توان داوطلبان را استخدام و حفظ کرده و پاداش داد؟
متأسفانه، نمونه‌های بسیاری از مدیریت ضعیف داوطلبان در این بخش وجود دارند. بسیاری از خیریه‌ها و سازمان‌ها اعتقاد دارند که داوطلبان همانند کارکنان خودشان نیستند، اما آنها به اشتباه این باور را درون سازمان این‌گونه ترجمه می‌کنند که داوطلبان به تشویق و جهت‌دهی کمتری نیاز دارند!! و این درست همان زمانی است که آنها به دردسر می‌افتند.
شغل من اداره یک مرکز داوطلبی است، این مرکز بر روی ارائه خدماتی تمرکز دارد که تجارب مثبتی برای داوطلبان و سازمان‌هایی که میزبان آنها هستند، خلق می‌کند.
ما خیریه‌ها را تشویق می‌کنیم تا داوطلبان را به‌عنوان بخش با ارزشی از تیم خود و همانند کارکنان حقوق‌بگیر خود ببینند، درحالی‌که مدیریت آنها نیاز به برخی از ملاحظات خاص دارد.»
آیا می‌دانید راهکارهای جذب داوطلب برای خیریه‌ها، چیست؟
چند پیشنهاد برای ایجاد داوطلبی پایدار
در اینجا برخی از پیشنهاد‌ها برای داوطلبی پایدار ارائه می‌شود:
ایجاد پایگاه آنلاین فرصت‌های داوطلبانه
این فرآیند با انتشار آگهی استخدام سمت‌های خالی شروع می‌شود. ساده‌ترین راه برای رسیدن به این هدف، تبلیغ جایگاه‌های شغلی بدون متصدی در پایگاه داده است.
این روش هم سریع و آسان است و هم پایگاهی آنلاین برای مشاهده فرصت‌های داوطلبانه، فراهم می‌کند. همچنین این پایگاه داده از طریق مرکز داوطلبی محلی خودتان به شما به عنوان میزبان بالقوه داوطلبان مرتبط می‌شود، آنگاه مرکز می‌تواند به شما در پر کردن پست‌های بدون متصدی‌تان کمک کند.
تناسب مهارت و کار داوطلبانه
در مرحله بعد، به‌عنوان مدیر منابع انسانی باید بگویم، مهم است که نقش‌های مشخص
و دقیق و مهارت‌های خاص را عرضه نمایید.
هر داوطلب دلایل خود را برای انجام این کار دارد، اما مطمئن باشید که هر کس می‌خواهد احساس مثبتی در رابطه با مشارکت خویش داشته باشد و می‌دانیم که آنها می‌خواهند در نقشی کار کنند که از آن لذت ببرند و به‌خوبی قادر به انجام آن باشند.
به‌احتمال زیاد اگر داوطلبان جزئیات بیشتری از آنچه که در حال انجام آن هستید را بدانند، بنابراین می‌توانند بگویند که آیا برای شرایط و ویژگی‌های فردی‌شان مناسب است یا نه.
مصاحبه دقیق با نیروی داوطلب
سپس، هنگامی‌که برای مصاحبه و یا انتخاب یک داوطلب وقت می‌گذارید، زمان خود را نه فقط به توانایی داوطلب برای کمک به سازمان بلکه برای درک وی و هدف او از دستیابی به این موقعیت نیز صرف کنید.
نگاه به نیرویداوطلب و کار داوطلبانه باید تغییر پیدا کند.
خیریه و سازمان شما نیروی متخصصی را با هزینه کم و یا بدون هزینه جذب و در عوض، چیزهای با ارزش دیگری به دست می‌آورد.
چیزهایی مانند اعتمادبه‌نفس در قابلیت اشتغال افراد و یا یادگیری مهارت‌های جدید در مقابله با چالش‌ها.
کار شما به عنوان یک مدیر داوطلب خوب این است که در ابتدا از توانایی یک داوطلب در مسیر هدف شخصی وی اطمینان حاصل کنید. باید با داوطلبان صادق باشید و به آنها بگویید که این فرصت نیازهای شما را برآورده نمی‌کند. این کار نه‌تنها عادلانه است، بلکه شما را نیز در برابر چرخش یعنی نرخ جذب و دفع بالای داوطلبان، محافظت می‌کند.
آشنا نمودن داوطلب با نحوه و حیطه فعالیت خود
هنگامی‌که شما مناسب‌ترین داوطلب را برای فعالیت خود انتخاب کردید، زمان شروع می‌رسد. من معتقدم که بهترین سرمایه‌گذاری برای ایجاد پایداری این است که مطمئن شده باشید که فرآیند کارداوطلبی به خوبی و عمیقا درک شده است. داوطلب را به نقش و توانایی‌های خود ربط دهید و به وی بگویید که چگونه مشارکتشان برای سازمان‌تان با ارزش خواهد بود.
همان‌طور که همه ما می‌دانیم، برخورد اول حیاتی است. زمانی‌که در اطرافتان به دنبال خانه جدید هستید، با قدم زدن در داخل خانه در عرض 10 ثانیه متوجه می‌شوید که بدردتان می‌خورد یا نه.
شروع یک کار جدید، با حقوق یا بدون حقوق، با انتخاب خانه تفاوتی ندارد، این شانس به نفع شما است و به شما کمک می‌کند که داوطلب جدید با کار جدید خود خو بگیرد و سریع به یک فرد مؤثر تبدیل شود.
ایجاد حس ارزشمند بودن در داوطلبان
اگر از تمامی این اقدامات پیروی کرده باشید، پس شروع خوبی دارید، اما یک نکته مهم وجود دارد و هنوز کارهای بیشتری باید انجام دهید. از این‌رو، برای جذب داوطلب باید به این اطمینان برسید که داوطلبان خود را با سازمان یکی می‌دانند. اگر امکان دارد، ایمیل‌های سازمانی شامل مکاتبات گسترده سازمان را در اختیار آنها بگذارید.
در مورد اینکه چگونه می‌توانید بینش و دانش داوطلبان خود را به توسعه سازمان پیوند دهید، فکر کنید. می‌توانید داوطلبان را به جلسات کارکنان دعوت کنید و یا شاید نیاز به پیدا کردن راه‌هایی انعطاف‌پذیرتری برای به دست آوردن نهاده‌ها دارید، مانند دسترسی از راه دور؟ از چه طریق دیگری می‌توانید آنها را درگیر کنید؟ برای حفظ داوطلبان، آنها نیاز به احساس ارزشمند بودن دارند و شما به‌احتمال‌زیاد از بینش آنها منافعی را به دست می‌آورید.
مدیریت و پشتیبانی داوطلبان
در نظر بگیرید به چه اقداماتی نیاز دارید تا فعالیت‌های داوطلبان را کاملا بررسی کنید. برای مثال برای ارائه خدمت و یا پشتیبانی آنها، یکی از کارکنان را به عنوان مسئول پشتیبانی داوطلبان در نظر بگیرید و مراقب باشید که وقت داوطلبان را تلف نکنید.
اطمینان حاصل کنید که سیستمی برای شناسایی مواردی که داوطلبان نیاز به آموزش و یا پشتیبانی بیشتر دارند، در سازمان شما وجود دارد. واضح است که این کار هزینه‌های آموزش را افزایش می‌دهد، اما داوطلبان را به‌عنوان یک سرمایه‌گذاری درون سازمانی ببینید.
وَهم کوتاه‌مدت‌گرایی در کار داوطلبانه
کارولین آنسون مدیر برنامه شورای خدمات داوطلبانه بیرمنگام، می‌گوید: «یک چالش برای بخش سوم، که رو به افزایش است، وَهم کوتاه‌مدت‌گرایی در کار داوطلبانه است.
مواضع کوتاه‌مدت‌تر برای مدیریت سخت‌تر هستند و نیاز به مدیریت بیشتری دارند. توصیه من این است که برای داوطلبانی که می‌خواهند تعهدشان را گسترش دهند، الهام بخش بلندمدت گرایی باشید.
توجه داشته باشید که بلند مدت به معنی دشواری کار نیست، به داوطلبان اطمینان دهید که حتی یک یا دو ساعت در هفته فعالیت آنها برایتان ارزشمند است.
این باید امیدوارکننده باشد نه اینکه آنها را بترساند. اگر داوطلبی با زمان بسیار کمی شروع کرد، شما در آینده همیشه فرصت افزایش این ساعت را دارید.»
محاسبه و پرداخت مخارج فعالیت داوطلبان
حالا به پاداش می‌رسیم. قانونی که باید از آن پیروی کنید این است که داوطلبان نباید از جیب خود خرج کنند. این به این معنی است که هر زمانی که ممکن بود، هزینه‌های فعالیت داوطلبان مثل هزینه سفر و... را باید به طور معقولی ارائه دهید.
اطمینان حاصل کنید که شما هزینه‌های واقعی را به داوطلب پرداخت می‌کنید. (البته آنها نیز باید فاکتور مخارج را ارائه کنند)، این روش بهتر از ارائه "کمک‌هزینه" یا «تن‌خواه» است.
در قانون مدنی کمک هزینه به عنوان حقوق و دستمزدی ضمنی است که در نتیجه‌ی بخشی از یک قرارداد استخدامی پرداخت می‌شود. از این‌رو ارائه کمک هزینه کار را پیچیده می‌کند، اما شما می‌توانید به‌راحتی با یک روش هزینه‌یابی قوی، سبب ممانعت از آن شوید.
قوانین درون سازمانی مربوط به امور داوطلبان
در نهایت، هرگز نمی‌توان مدیریت داوطلبی را بدون توجه به قانون، مورد بحث قرار داد. به‌عنوان یک قاعده کلی، حداقل ضروری است که خیریه و یا سازمان قوانین و سیاست‌های مربوط به بیمه مسئولیت، سیاست‌های قوی بهداشتی و ایمنی و روش‌های پرداخت صورتحساب و... خود را داشته باشد.
ممکن است مدیریت داوطلبان دلهره‌آور به نظر برسد، اما به یاد داشته باشید که وقتی در خیریه و سازمان شما، پشتیبان داوطلبان وجود دارد، شما می‌توانید دسترسی آسان و شفاف به بخش داوطلبان خود داشته باشید.
نکات مدیریتی مهم در امور داوطلبان
داوطلب می‌تواند ارزش‌های بزرگی را برای سازمان و ذینفعان آن به همراه داشته باشد، به شرطی که خیریه و سازمان شما بستر مناسب را فراهم آورد. در اینجا به پنج نکته در مدیریت داوطلبان اشاره می‌کنیم:
- دسترسی راحت به پشتیبانی و امور داوطلبان برای توسعه سیاست‌ها
- استفاده از روش‌های نوین برای استخدام نیروهای متعهد و با‌انگیزه
- تدوین و شرح نقش و مهارت‌های مشخص و روشن برای هر پست بلا تصدی در سازمان
- اتحاد و یکپارچگی داوطلبان با سازمان
- ارائه پشتیبانی و نظارت برای هر داوطلب
- تقدیر از مشارکت داوطلبان، برای آنکه بدانند برای سازمان ارزشمند هستند
دیدگاه خود را بنویسید